Sąskaitos iš pašto dėžutės – tiesiai į apskaitą
Sukūrėme sąskaitų priėmimą iš pašto dėžutės: DI atpažįsta tiekėjų sąskaitas, o aiškios taisyklės jas užregistruoja be rankinio darbo ir neleidžia PVM deklaruoti dukart.
Dublikatų neleidžia trys atskiros patikros.
- Užsakovas
- Debesų apskaitos platforma
- Mūsų vaidmuo
- Nauji moduliai esamoje sistemoje
- Metai
- 2026
- Technologijos
- TypeScript, Hono, Next.js, MongoDB, IMAP, dokumentų atpažinimas kalbos modeliu, Vitest
Užduotis
Tiekėjų sąskaitos atkeliauja el. laiškais su PDF priedais. Suvedinėti jas ranka užtrunka, be to, kyla rizika tą patį PVM deklaruoti dukart.
Sprendimas
Sukūrėme visą srautą: įmonės sąskaitų pašto dėžutę prijungėme prie DI atpažinimo, pridėjome aiškias registravimo taisykles, apsaugas nuo dublikatų ir žymas sąsajoje.
Kiekvieno dokumento baigtis
- Užregistruota: jei tiekėjo dar nėra, jis sukuriamas, o sąskaita įtraukiama į apskaitą.
- Pridėta: PDF pridedamas prie sąskaitos, kuri apskaitoje jau yra.
- Praleista: dokumentas nėra sąskaita arba yra jau gautos sąskaitos kopija.
- Laukia: sąskaitą į apskaitą perduoda kita sistema, todėl PDF laukia jos ir tada pridedamas.
- Sulaikyta: dokumentas paliekamas žmogui peržiūrėti.
Griežčiau nei įvedant ranka
Automatinis apdorojimas dokumentą sulaiko, jei PVM kodas dviprasmiškas, nepavyksta nustatyti, ar užsienio tiekėjui taikomas atvirkštinis apmokestinimas, arba eilučių sumos nesutampa su sąskaitoje nurodytomis bendromis sumomis. Jei tiekėjo sąskaitas į apskaitą jau perduoda kita sistema, PDF palaukia tos sąskaitos ir tada pridedamas prie jos – taip PVM niekada nedeklaruojamas dukart.
Trys apsaugos nuo dublikatų
- Pašto dėžutės užraktas: vienu metu ją apdoroja tik vienas procesas.
- Kiekvienas laiškas rezervuojamas apdorojimui.
- Turinio kontrolinė suma: tas pats dokumentas neužregistruojamas antrą kartą.
Sąrašuose pažymima, kurias sąskaitas perskaitė DI, o vienu mygtuku atpažinimą galima paleisti iš naujo.
Tiekėjo sąskaita pašto dėžutėje
PDF failas laiško priede
Atlieka DI: DI atpažinimas
Sąskaitos duomenys nuskaitomi iš PDF
Registravimo taisyklės
Sprendžia aiškios patikros, ne DI
Penki galimi rezultatai
Užregistruota
Sąskaita įtraukiama į apskaitą, prireikus sukuriamas naujas tiekėjas
Pridėta
PDF pridedamas prie apskaitoje jau esančios sąskaitos
Praleista
Ne sąskaita arba jau gautos sąskaitos kopija
Laukia
Kol sąskaitą užregistruos kita sistema
Sulaikyta peržiūrai
PVM ar sumos nesutampa – sprendžia žmogus
Rezultatai
- Pirkimo sąskaitos iš pašto dėžutės užregistruojamos be rankinio darbo.
- Dublikatus stabdo trys apsaugos.
Susijusios paslaugos ir sprendimai
Norite panašaus sprendimo?
Pakanka kelių sakinių – atsakysime ir aptarsime, kaip galėtume padėti.