helper.lt
Meniu

DI el. laiškų analizė

DI perskaito gaunamus laiškus ir priedus, atpažįsta užklausas, užsakymus bei sąskaitas ir perkelia duomenis į jūsų sistemas, o neaiškius atvejus palieka žmogui.

Kur stringa laiškų tvarkymas

  • Į bendras pašto dėžutes kasdien ateina šimtai laiškų, kuriuos kažkas turi perskaityti ir paskirstyti.
  • Duomenys iš užklausų į CRM sistemą perrašomi rankomis.
  • PDF sąskaitos ir užsakymai laukia, kol kas nors jais pasirūpins.
  • Skubūs skundai pasimeta tarp naujienlaiškių.

Žingsnis po žingsnio

  1. 1

    Pasirenkate pašto dėžutes

    Prijungiame jūsų pasirinktas pašto dėžutes: Google Workspace, Microsoft 365, bet kurią IMAP dėžutę arba laiškų persiuntimą.

  2. 2

    Laiškas perskaitomas su priedais

    DI perskaito kiekvieną laišką ir visus prie jo pridėtus failus.

  3. 3

    Nustatome laiško tipą

    DI nusprendžia, kas tai: užklausa, klausimas, užsakymas, sąskaita, skundas, šlamštas ar kita.

  4. 4

    Atpažįstame reikiamus duomenis

    DI atpažįsta reikalingus duomenis, net ir persiųstuose laiškuose.

  5. 5

    Susiejame su klientu

    Laišką su tinkamu klientu susiejame tik pagal unikalius duomenis – el. pašto adresą, telefoną ar įmonės kodą.

  6. 6

    Atliekame reikiamą veiksmą

    Sukuriama arba papildoma užklausa, užduotis ar apskaitos dokumentas, susirašinėjimas išsaugomas prie kliento, paskiriamas atsakingas darbuotojas ir pažymimas skubumas.

  7. 7

    Neaiškius atvejus perduodame žmogui

    Ko DI negali užtikrintai nuspręsti, tą palieka žmogui; niekas neištrinama, o kiekvienas DI sprendimas registruojamas žurnale.

Pavyzdys

Pavyzdys: išgalvota įmonė ir išgalvoti duomenys.

DI perskaito laišką ir užregistruoja užklausą

Gautas laiškas

Nuo
Rasa <rasa@example.com>
Tema
Rekuperatoriaus priežiūra

Laba diena, norėčiau užsisakyti rekuperatoriaus metinę priežiūrą. Įrenginys sumontuotas Vilniuje, Žirmūnų g. Tiktų kitos savaitės ketvirtadienis. Mano telefonas +370 600 00000.

Ačiū, Rasa

Nauja užklausaUžregistruota
Klientas
Rasa, rasa@example.com
Užklausos tipas
Priežiūros vizitas
Vieta
Vilnius, Žirmūnų g.
Santrauka
Metinė rekuperatoriaus priežiūra, tiktų kitos savaitės ketvirtadienis
Telefonas
+370 600 00000

Užpildė DI

Ką apima sprendimas

  • Rūšiavimas ir paskirstymas

    Laiškai pagal tipą ir turinį nukreipiami atsakingiems darbuotojams.

  • Užklausos iš laiškų

    Iš laiško CRM sistemoje sukuriama užklausa – be rankinio darbo.

  • Visas susirašinėjimas prie kliento

    Visi laiškai matomi kliento įraše, įskaitant ir laiškus iš vadybininkų pašto dėžučių.

  • Sąskaitų ir užsakymų atpažinimas

    Duomenys iš PDF sąskaitų ir užsakymų perkeliami į apskaitą ar užsakymų sistemą.

  • Šlamšto žymėjimas

    Šlamštas pažymimas, bet neištrinamas.

  • Atsakymų juodraščiai

    DI parengia atsakymą, o darbuotojas jį peržiūri ir išsiunčia.

  • Ilgų susirašinėjimų santraukos

    Svarbiausia informacija iš ilgos laiškų grandinės – keliomis eilutėmis.

  • Ataskaitos

    Kiek ir kokių laiškų gauta ir kas su jais padaryta.

Kaip prižiūrime DI darbą

  • DI rezultatą pateikia iš anksto nustatytais laukais, o ne laisvu tekstu, todėl jį lengva patikrinti.
  • Taisyklė „nieko neišgalvoti“: jei laiške tokios informacijos nėra, DI lauką palieka tuščią.
  • Pasitikėjimo slenksčiai: jei DI nėra pakankamai tikras, sprendimą priima žmogus.
  • Pradžioje DI tik siūlo, o darbuotojai patvirtina; automatinį veikimą įjungiame palaipsniui, kiekvienam laiškų tipui atskirai.
  • Kiekvienas DI kreipinys ir sprendimas registruojamas žurnale, o darbuotojų pataisymai padeda tobulinti taisykles.

Integracijos

  • Gmail ir Google Workspace, Outlook ir Microsoft 365, bet kuri IMAP pašto dėžutė.
  • Užklausos – į CRM su programėle darbuotojams ar kitą jūsų CRM sistemą, į tą patį srautą kaip ir kitų kanalų užklausos (Užklausų surinkimas į CRM).
  • Sąskaitos ir kiti dokumentai – į apskaitą (Apskaitos integracijos).
  • Klausimai ir skundai – į klientų aptarnavimo sistemą, užsakymai – į užsakymų sistemą.
  • DI modelius parenkame kiekvienai užduočiai atskirai.

Mūsų principai

  • Pradedame nuo jūsų tikrų laiškų pavyzdžių.
  • Prieiga tik prie pasirinktų pašto dėžučių ir tik su būtiniausiomis teisėmis.
  • Naudojame verslui skirtas DI paslaugas, kurių sąlygos neleidžia jūsų duomenų naudoti modeliams mokyti.
  • Kas mėnesį peržiūrime klaidas ir koreguojame taisykles.

Darbų pavyzdžiai

Visų kanalų užklausos ir susirašinėjimas – CRM sistemoje

2026

Užklausos iš svetainės, Facebook, Instagram ir Google Ads formų patenka į CRM sistemą vieną kartą, o prie kiekvienos matyti visas susirašinėjimas el. paštu.

Šlamštas pažymimas automatiškai, o tikra užklausa niekada neprarandama.

Node.js / TypeScript, AWS API Gateway, SQS, Terraform

Sąskaitos iš pašto dėžutės – tiesiai į apskaitą

2026

Sukūrėme sąskaitų priėmimą iš pašto dėžutės: DI atpažįsta tiekėjų sąskaitas, o aiškios taisyklės jas užregistruoja be rankinio darbo ir neleidžia PVM deklaruoti dukart.

Dublikatų neleidžia trys atskiros patikros.

TypeScript, Hono, Next.js, IMAP

Klausimai ir atsakymai

Ar DI pats atsakys klientams?

Pagal numatytuosius nustatymus – ne: DI parengia atsakymo juodraštį, o išsiunčia darbuotojas. Automatinius atsakymus įjungiame tik tiems laiškų tipams, kuriuos patvirtinate jūs.

O jei DI suklys?

Neaiškius atvejus DI perduoda žmogui, o ne sprendžia spėdamas. Kiekvieną DI sprendimą galima pataisyti, o pataisymai padeda tobulinti taisykles.

Ar mūsų laiškai saugūs?

DI pasiekia tik jūsų pasirinktas pašto dėžutes. Duomenys lieka jūsų sistemose, o kiekvienas žingsnis registruojamas žurnale.

Kokie laiškai jums ateina? Parodysime, kokius duomenis DI iš jų atpažintų

Pakanka kelių sakinių – atsakysime ir aptarsime, kaip galėtume padėti.